Naast deze persoonsgegevens verwerken wij bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Denk hierbij aan medische gegevens van je kind die voor ons van belang zijn om te weten.
3. BIJZONDERE EN/OF GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN
Contactformulier
Wanneer je contact met ons opneemt door het contactformulier op onze website in te vullen, deel je je naam, e-mailadres en telefoonnummer met ons. Er is daarnaast ruimte om je vraag of een opmerking in te vullen. Dit is geen verplicht veld. Je hebt de keuze of je hier bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens invult of liever niet.
Telefonisch contact
Wanneer je telefonisch contact met ons opneemt, noteren we je naam, telefoonnummer en soms ook je e-mailadres. Als je aan de telefoon bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens vertelt, maken wij schriftelijk aantekeningen.
Aanmeldformulier
Als je je (kind) aanmeldt bij De Boomhut, dan vul je het aanmeldformulier op de website in. Er wordt dan, naast in het vorige hoofdstuk genoemde persoonsgegevens, om de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens gevraagd:
- Voor welke begeleidingsvorm je je (kind) wilt aanmelden
- Je vragen of opmerkingen (bijvoorbeeld een toelichting met medische gegevens)
Kennismakingsgesprek
Wij nemen na ontvangst van het aanmeldformulier contact met je op om een kennismakingsgesprek te plannen. Tijdens dit gesprek kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:
- Je hulpvraag (reden van aanmelding)
- Medische gegevens, waaronder informatie over bijv. vijzonderheden tijdens de zwangerschap en bevalling
- Opvallendheden over de ontwikkeling van je kind (denk aan eten, slapen, leren praten en lopen)
- Ingrijpende gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn
- Gezinssamenstelling
- Gestelde diagnose(s)
- Verslaglegging(en) van psychodiagnostisch onderzoek(en)
- Medicatie
- Al dan niet de beschikking over een PGB
- Gegevens van schoolvorderingen (waaronder rapport, doublure/versnelling, leerproblemen)
- Inloggegevens website school (bijvoorbeeld van het ouderportaal)
Overeenkomst
Als je na het kennismakingsgesprek voor begeleiding bij/door De Boomhut kiest, ontvang je een overeenkomst waarop je de mogelijkheid hebt om, naast in het vorige hoofdstuk genoemde persoonsgegevens, de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens met ons te delen:
- We vragen je de onderstaande vragen te beantwoorden:
- Waar maak je je het meest zorgen over bij je kind?
- Waar ben je het meest trots op bij je kind?
- Kun je je hulpvraag (reden van aanmelding) omschrijven?
- Heeft je kind al eerder begeleiding gehad? Zo ja, wanneer en van wie?
- Is er ooit psychologisch onderzoek gedaan? Zo ja, wat kwam daaruit naar voren?
- Wat vindt je kind leuk om te doen in zijn/haar vrije tijd?
- Zijn er nog dingen die voor ons van belang zijn om te weten?
- Gegevens facturant
- Inloggegevens website school (bijvoorbeeld van het ouderportaal)
Whatsapp, sms en e-mail
Wij kunnen contact met jou en met je kind hebben via whatsapp, sms en mail. Dit blijkt een snelle en goede manier om te communiceren. Je hebt de keuze of je via deze weg bijzondere en/of gevoelige gegevens deelt of liever niet. Met je kind appen we in de meeste gevallen alleen over het maken van een afspraak of om succes te wensen voor een toets.
Foto’s
Incidenteel kunnen wij een foto maken tijdens een begeleiding. Deze foto zullen we natuurlijk alleen gebruiken (bijvoorbeeld voor op onze website of op Facebook) met toestemming van ouders en kind.
4. MET WELK DOEL WIJ PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN
De Boomhut verzamelt voor een aantal doelen persoonsgegevens. Deze doelen worden hieronder toegelicht.
Contact opnemen
De persoonlijke gegevens die je invult in het contactformulier of aan ons doorgeeft via telefoon of e-mail, hebben als doel dat De Boomhut contact met je kan opnemen om bijvoorbeeld je vraag te beantwoorden.
Uitvoeren van begeleiding
We verzamelen je persoonsgegevens en bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens met als doel om je (kind) zo goed mogelijk te kunnen begeleiden. Zonder deze gegevens kunnen we geen passende begeleiding bieden en/of geen advies geven.
Contact met school en zorgverleners
Met de bedoeling om contact op te kunnen nemen met een leerkracht/docent en/of met betrokken zorgverleners, verzamelen we contactgegevens van school en zorginstanties. Dit zullen we alleen doen als je er toestemming voor geeft. Het uiteindelijke doel hiervan is natuurlijk dat we je kind zo goed mogelijk kunnen begeleiden.
Analytics
De Boomhut verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Je kunt hierbij denken aan informatie over de duur van je websitebezoek of de pagina`s die je vaak bekijkt.
5. DELEN VAN GEGEVENS MET ANDEREN
Het is voor ons vanzelfsprekend dat wij je om toestemming vragen zodra we je persoonsgegevens willen delen met anderen. Als we toestemming van je krijgen om je gegevens met anderen te delen, dan is het belangrijk dat je weet dat je je toestemming altijd weer in kunt trekken.
6. HOE LANG WE PERSOONSGEGEVENS BEWAREN
Je persoonsgegevens blijven bewaard gedurende het begeleidingstraject. Na afloop van het begeleidingstraject worden gegevens die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaard. Wij houden ons aan de beroepscode van de NVO (Nederlandse Vereniging van pedagogen en Onderwijskundigen) en houden een bewaartermijn van 15 jaar aan voor dossiers. Persoonsgegevens die we na het einde van het begeleidingstraject niet meer verplicht hoeven te bewaren, verwijderen we binnen 30 dagen na het beëindigen van de begeleiding. De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.
7. HOE WIJ GEGEVENS BEVEILIGEN
De Boomhut neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen voor misbruik, neem dan contact op via vragen@deboomhut.info.
De beveiligingsmaatregelen die wij gebruiken zijn onder andere een toegangscontrole met wachtwoorden en het vergrendelen van fysieke documenten. De apparaten die jouw gegevens openen zijn vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
8. JOUW RECHTEN
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door De Boomhut en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Gebruik maken van deze rechten kan via vragen@deboomhut.info. Om er zeker van te zijn dat jij het bent, vragen we je om een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, identiteitsbewijsnummer en BSN onleesbaar. We reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen twee weken.
Inzage en afschrift
Je hebt het recht om jouw gegevens die bij De Boomhut vastgelegd en bewaard worden, in te zien en op te vragen.
Correctie en verwijderen
Blijken je persoonsgegevens niet te kloppen of is er iets veranderd? Wil je niet langer dat jouw gegevens vastgelegd worden? Je hebt het recht om je gegevens door ons te laten corrigeren of verwijderen.
Gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht om jouw gegevens die wij van jou hebben verzameld in een computerbestand toegestuurd te krijgen, zodat je deze aan een ander kunt overdragen.
Toestemming intrekken
Heb je ons toestemming gegeven om gegevens te verwerken? Weet dat je deze toestemming altijd weer kunt intrekken.
Stoppen gegevensgebruik (bezwaar)
Wil je niet dat wij jouw gegevens gebruiken? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Je kunt dus bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.
Verzoek om vernietiging
Je mag De Boomhut verzoeken om je dossier te laten vernietigen.
Klacht
Vind je dat we niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaan? Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.
